این اتفاق در حالی رخ داد که به‌نظر می‌رسید سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تحت تأثیر پافشاری‌های سخت کانون سردفتران، از میان دو راهکار “اجرای صحیح مصوبه تقسیم اسناد و دستورالعمل سقف‌گذاری بر درآمد سردفتران” که به‌صورت خودتنظیم به افزایش حق‌التحریر دفاتر کم‌درآمد می‌انجامد و “افزایش تعرفه‌ها قبل از موعد مجاز قانونی آن در اسفند ۱۴۰۲” دومی را برگزید و با این استدلال که تورم کمرشکن سه سال گذشته، چاره‌ای جز گران کردن تعرفه حق‌الزحمه خدمات در دفترخانه‌ها باقی نگذاشته است، در جلب موافقت مسئولان عالی دستگاه قضایی توفیق یافت.

سرانجام نامه‌ای با امضای معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با پیوست جدول اصلاحی تعرفه حق‌التحریر صادر و برای اجرا در دفاتر اسناد رسمی ابلاغ شد که در آن، حق‌التحریر اکثر اسناد و خدمات ثبتی تنظیمی در دفترخانه‌ها به‌میزان دو برابر سابق افزایش یافت، اما در این میان و در کمال تعجب، هزینه تنظیم سند اجاره که اساساً در جدول اصلاحی یادشده وجود نداشت، ناگهان تا ۸ برابر گران شده بود!

این خطای فاحش که ناشی از قرار دادن اسناد اجاره‌نامه در شمول “اسناد موضوع جدول الف ـ سه” یعنی معاملات غیرمنقول بود؛ موجب افزایش چندبرابری هزینه ثبت این اسناد شد؛ زیرا مبالغ واقعی اجاره‌نامه را که مبنای محاسبه هزینه سند است آن هم با فرمولی اشتباه، جایگزین مبالغ بسیار کم غیرواقعی یا به‌اصطلاح ارزش معاملاتی املاک می‌کرد.

رخداد این اشتباه البته به‌اندازه تداوم آن شگفت‌آور نیست؛ زیرا وقوع این اشتباه موضوع پنهانی نیست و اصلاح آن در سامانه ثبت الکترونیک اسناد هم به‌نظر نمی‌رسد فرآیند پیچیده و دشواری داشته باشد، اما خودداری کانون سردفتران از پیگیری موضوع و عدم اقدام اصلاحی سازمان ثبت دراین‌باره به برخی شائبه‌ها دامن زده است.

فارغ از این نکته که برابر برخی گزارش‌ها، اسناد اجاره‌نامه سازمان اوقاف و موقوفات در شهر تهران و برخی شهر‌های کشور اغلب نصیب برخی دفاتر اسناد رسمی خاص می‌شود، در صورت عدم اصلاح هزینه این اسناد توسط دفاتر تنظیم‌کننده، اجحاف چشمگیر اضافه‌دریافتی میلیاردی توسط این گروه از دفترخانه‌ها به‌زیان مراجعه‌کنندگان بی‌اطلاع از ماجرا می‌شود.

ترک فعل مراجع مسئول و خودداری از اصلاح این اشتباه در حالی صورت گرفته است که چند روز پس از ابلاغ این تعرفه اشتباه در اسفند ۱۴۰۱، کانون سردفتران استان آذربایجان شرقی در اقدامی مسئولانه با انتشار پیامی، لزوم اصلاح و انجام تغییر کاهشی هزینه تنظیم اسناد اجاره‌نامه در سامانه ثبت الکترونیک اسناد را به سردفتران متذکر شده بود؛ مضافاً اینکه اداره‌کل ثبت یک استان در دو نوبت، موضوع را به سازمان ثبت اسناد اعلام و کسب تکلیف کرده است؛ با این همه تا لحظه تنظیم این گزارش، خبری از اصلاح فرمول محاسبه هزینه‌ها به‌نفع مردم دریافت نشده است!

ماجرای محاسبه اشتباه و اضافی‌دریافتی تا ۸ برابری توسط سامانه ثبتی و عدم اقدام مسئولان در اصلاح آن از منظر نظارتی نیز قابل توجه است؛ زیرا به‌طور طبیعی بهانه برای گریز از پیگرد انتظامی را در اختیار برخی سردفتران متخلف قرار می‌دهد.

این مهم باید در نظر گرفته شود که بخش گسترده‌ای از پهنه جغرافیایی شهر‌های زیارتی کشور مانند مشهد مقدس را اراضی موقوفه تشکیل می‌دهد؛ موضوعی که سبب شده است در هر بار نقل و انتقال یا برای تجدید اجاره، مردم مجبور باشند برای تنظیم اسناد اجاره عرصه مسکن خود به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنند و هزینه‌های مربوطه را از جیب خود بپردازند و اختلال سامانه ثبت در محاسبه اضافه‌دریافتی قابل توجه هزینه ثبت این اسناد، موجب وارد آمدن ضرر و زیان سنگین به مستأجرین شده است.

با این همه، از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انتظار می‌رود نسبت به اصلاح فوری این اشتباه و اصلاح سامانه تحت مدیریت خود اقدام کند تا از زیان بیشتر مردم جلوگیری شود.

کانون سردفتران و دفتریاران به‌عنوان نهاد متولی و ناظر بر عملکرد دفاتر اسناد رسمی همان‌گونه که تغییر دستی تعرفه حق‌التحریر اسناد مشمول افزایش توسط سردفتران را قبل از اعمال آن در سامانه الکترونیکی، بلامانع دانسته بود، ای‌کاش با وجدان کاری حداقلی، کاهش هزینه‌های به‌اشتباه اضافه‌شده را نیز وظیفه خود می‌دانست و نسبت به پیگیری اصلاح آن در سامانه الکترونیک ثبت اسناد اقدام می‌کرد که تا این لحظه از این وظیفه قانونی و شرعی خود شانه خالی کرده است.